Operative Exzellenz als maßgeblicher Erfolgsfaktor für die Transformation Ihres Unternehmens

Moritz Keding

Moritz Keding

Senior Projektleiter

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Zunehmend schwierige Materialverfügbarkeiten und steigende Materialaufwandsquoten – gepaart mit permanentem Fachkräftemangel – erfordern mehr denn je optimale Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Und genau hier setzt die operative Exzellenz an: sie steht für stetige Optimierung relevanter Geschäftsprozesse und hat somit direkt, wie indirekt Einfluss auf die Rentabilität und den Unternehmenswert. Doch was sind die wesentlichen Aspekte der operativen Exzellenz um als Erfolgsfaktor für die Transformation zu dienen?

Vielfach sind es ineffiziente Strukturen und/oder Prozesse, veraltete und nur bedingt aufeinander abgestimmte IT-Systeme sowie unzureichende Planungs- und Berichtsstrukturen, die erfolgreicher Transformation im Wege stehen. Krankt es an genau diesen Themen, fehlt die Basis um Veränderungen nachhaltig umsetzen zu können. Ohne operative Exzellenz, nicht nur in diesen Bereichen, wird es ein Unternehmen nur schwer schaffen seine Möglichkeiten voll auszuschöpfen und die notwendige Energie für die Transformation aufzubringen.

Zahlreiche Familienunternehmen – oftmals Nischenweltmarktführer – verfügen häufig über nur rudimentäre Prozesseffizienz und weisen nicht selten fehlende bzw. lückenhafte Planungs- und Berichtsstrukturen auf. Wir treffen wiederkehrend auf Unternehmen, in denen weder Planung noch Berichterstattung vorhanden sind. Stabile Geschäftsentwicklungen, schlanke Strukturen und Hierarchien, starke Entscheidungskompetenz (weniger) geschäftsführender Gesellschafter, hohe Eigenkapitalquoten, ausreichende Liquidität – in Verbindung mit einem einschätzbaren und relativ verlässlichen Geschäftsumfeld – verziehen in der Vergangenheit „holprige“ bzw. ungenügend aufeinander abgestimmte Prozesse bzw. fehlende Verantwortlichkeiten und machten Planungs- und Berichtsstrukturen nicht in heutigem Maße erforderlich.

Die Auswirkungen von Corona, einer Blockade des Suezkanals sowie des Angriffskrieges Russlands gegenüber der Ukraine vergegenwärtigen uns die Volatilität der heutigen Welt. Veränderungszyklen werden kürzer und auf signifikante Einflussfaktoren ungeahnten Ausmaßes muss umgehend reagiert werden. Hinzu kommen sich laufend verändernde Rahmenbedingungen sowie zunehmend gesetzliche oder regulatorische Vorgaben, wie z.B. Datenschutz, Arbeitsschutz, Compliance-Vorgaben, wie auch einzuhaltende Banken-Covenants.

Zentrale Aufgabe des Managements ist die Steigerung des Unternehmenswertes

Die „Unternehmenssteuerung“ ist die wesentliche betriebswirtschaftliche Aufgabe des Managements, um die Existenz eines Unternehmens nachhaltig abzusichern und durch erfolgreiche Transformation den Unternehmenswert stetig zu steigern. Der operativen Exzellenz wird diesbezüglich eine relevante Rolle zuteil. Sie steht für stetige Optimierung relevanter Geschäftsprozesse. Konkret ist dies die laufende Verbesserung von Abläufen im Rahmen der Leistungserbringung – eine wesentliche Aufgabe zur Realisierung strategischer Ziele. Optimale Prozesse und Strukturen erhöhen nicht nur die Prozessqualität, sondern tragen ferner direkt, wie indirekt zur Steigerung des Gewinns und somit der Rentabilität Ihres Unternehmens bei.

Reibungslose Prozesse und aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit – insbesondere bei mehreren Unternehmenssparten und -Standorten – vereinfachen und optimieren die Abläufe erheblich. Fehleranfällige Schnittstellen werden reduziert, Strukturen optimiert und IT-seitige Möglichkeiten genutzt. Somit können häufig zumindest teilweise fehlende Fachkräfte kompensiert werden. Beispielhaft sind optimierte Lager- und Logistikprozesse zu nennen. Bedarfsgerechte Materialeinsatzplanung und darauf abgestimmte Lager-/Logistikprozesse führen nicht nur zu einer Reduzierung der Kapitalbindung und somit ceteris paribus zu einer Verbesserung des Working Capitals. Prozess- und Organisationsoptimierungen in diesem Bereich können häufig einen Beitrag leisten, die schwierige Verfügbarkeit gewerblicher Mitarbeiter zu kompensieren.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS-Systeme) und Workflows zur Rechnungsprüfung und - Freigabe verringern Durchlaufzeiten, stellen die Einhaltung von Skontofristen sicher und optimieren die Schnittstellen zwischen Aufwandsverursachern bzw. den verursachenden Projekten, Rechnungsprüfung, Rechnungswesen und Controlling.

Kurzfristige Wirksamkeit

Maßnahmen zur Steigerung der operativen Exzellenz entfalten vielfach binnen kurzer Zeit erste Wirksamkeiten. Beispielhaft sind geringere Durchlaufzeiten sowie eine Reduzierung direkter, wie indirekter Kosten zu nennen. Die Analyse und Quantifizierung von Werttreibern und Potenzialen im Wertschöpfungssystem (direkte und indirekte Bereiche) auf Basis der Unternehmensziele oder wesentlicher Herausforderungen bildet die Grundlage für die Bewertung und Optimierung betrieblicher Abläufe. Die Aufnahme von Ist-Prozessen verdeutlicht deren Qualität und macht Schwachstellen sichtbar. Die Gestaltung von Soll-Prozessen – unter Beteiligung relevanter Fachbereiche bzw. Verantwortlicher – stellt die Basis für eindeutige Handlungs- und Entscheidungsrahmen dar und trägt maßgeblich zum Abbau von Schnittstellenproblemen sowie zur Steigerung der Prozesseffizienz bei. Zudem können hierdurch häufig Missverständnisse und Unzufriedenheiten abgebaut werden.

Im Rahmen der Working Capital-Optimierung gilt es unter anderem Lagerbestände auf ein erforderliches Minimum zu reduzieren. Von diesem Grundsatz muss derzeit vor dem Hintergrund erschwerter Warenverfügbarkeit und stetig steigender Preise für z.B. Energie, Stahl, Holz etc. Abstand genommen werden. Ein schmaler Grat, für den ein zuverlässiges Zahlenwerk und laufend erhobene Kennzahlen essenziell sind.

Integrierte Unternehmensplanung

Eine integrierte Unternehmensplanung, die monatliche Erhebung und Analyse von (wenigen) relevanten Kennzahlen und Plan-Ist-Abweichungen sowie die regelmäßige unterjährige Erarbeitung von Forecasts durch das Controlling schaffen die erforderliche Transparenz und sind ebenfalls Bestandteil operativer Exzellenz. Hierdurch sind Planabweichungen frühzeitig sichtbar und das Management kann im Sinne der Zielerreichung frühzeitig reagieren. Die aktuelle Situation – insbesondere auf der Beschaffungsseite – ist ein gutes Beispiel dafür, wie schnell und unverschuldet Unternehmen in existenzielle Bedrohung geraten. Unternehmen, die über eine Controlling-Organisation und ausreichende Transparenz verfügen, haben in solchen Situationen die Nase vorn. Ihnen gelingt es deutlich schneller mittels relevanter Kennzahlen den Überblick zu bewahren. Sie können kurzfristig flexible Planungs- und Szenarien-Modelle aufbauen und hieraus GuV-, Bilanz- und Liquiditätsauswirkungen ableiten. Fundierte Analysen sind die Basis für die Erarbeitung und Bewertung von Handlungsalternativen. Für den Erhalt oft „überlebenswichtiger“ Kredite können Unternehmen mit entsprechendem Controlling-Know-how gewährenden Banken kurzfristig erforderliche Unterlagen in gewünschter Granularität zur Verfügung stellen.

Moderne Controlling-Strukturen und -Systeme – im Sinne eines modernen Management-Cockpits – sorgen dafür, dass Plan- bzw. Kennzahlenabweichungen deutlich schneller ins Auge stechen, so dass Sie keine Zeit für die Einleitung von Maßnahmen zur Ergebnissicherung verlieren. Geeignete Maßnahmen können beispielsweise die kurzfristige Reduzierung beeinflussbarer Sachkosten sowie eine neue Priorisierung von Investitions- und Instandhaltungsmaßnahmen sein. Produkte, Sortimente, Kunden, Absatz-Regionen, Vertriebskanäle etc. lassen sich mit der für Sie richtigen Controlling-Software erheblich besser analysieren. Hierdurch erhalten Sie Klarheit bzgl. rentableren und eben auch weniger rentablen Kunden oder Produktgruppen. Sie können auf Basis neu gewonnener Daten und Kennzahlen richtungsweisende Entscheidungen zur Verwirklichung Ihrer Strategien und Ziele treffen.

Fazit

Erfolgreiche Transformation setzt ein Höchstmaß an operativer Exzellenz voraus. Sie ist eine interdisziplinäre und zugleich nie endende Aufgabe aller Fachbereiche. Laufende Überprüfung und Optimierung relevanter Kernprozesse entlang des gesamten Wertschöpfungsprozesses sowie der intern zuliefernden Querschnittsfunktionen tragen maßgeblich zu Effizienz- und Renditesteigerung bei und haben somit signifikanten Einfluss auf die Steigerung Ihres Unternehmenswertes.

Operative Exzellenz als maßgeblicher Erfolgsfaktor für die Transformation Ihres Unternehmens

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