Die Rolle des Controllings in Familienunternehmen

„Es geht doch keinen an, was wir verdienen…“

Vielfach obliegt in Familienunternehmen lediglich dem (geschäftsführenden) Gesellschafterkreis ein Höchstmaß an Transparenz hinsichtlich der Umsatz- und vor allem Ergebnis-Entwicklung des Unternehmens. Viele Familienunternehmen haben Schwierigkeiten mit der Gewährung von Einblicken in die Entwicklung ihres Unternehmens. Selbst dem engsten (externen) Führungskreis werden oftmals lediglich Umsatzentwicklungen präsentiert. Holding-Strukturen tragen der stetigen Zunahme an Gesellschaftern in Folge weiterer Generationen Rechnung und führen oftmals dazu, dass der Erfolg eines Unternehmens nicht so offensichtlich erkennbar ist.

Familienunternehmer zeichnen sich nicht selten durch besondere Bescheidenheit aus. Hierzu zählt für sie auch, dass mit der Profitabilität ihres Unternehmens nicht „hausieren“ gegangen wird. Das Wissen, um Vermögen und Liquiditätssituation soll daher bewusst innerhalb der Familie verbleiben.

Zunehmende Bedeutung des Controllings in KMU

Die Entwicklungen im Umfeld zahlreicher Unternehmen haben sich u.a. in Folge organischen Wachstums, Digitalisierung, zunehmender Internationalisierung stark verändert. Hinzu kommen veränderte Kundenerwartungen und oftmals neue und auch jüngere Gesellschafter, deren Ehepartner ebenfalls unternehmerische Aufgaben wahrnehmen. Schlanke Strukturen und Hierarchien, starke Entscheidungskompetenz (weniger) geschäftsführender Gesellschafter, hohe Eigenkapitalquoten, ausreichende Liquidität – in Verbindung mit einem einschätzbaren und relativ verlässlichen Geschäftsumfeld – machten Planungs- und Berichtsstrukturen in der Vergangenheit nicht in heutigem Maße erforderlich.

Empirische Befragungen in KMU haben aufgezeigt, dass dem Controlling eine große Bedeutung beigemessen und diese perspektivisch noch zunehmen wird. Die Befragungen haben jedoch auch ermittelt, dass in nicht familiengeführten Unternehmen offener mit Transparenz umgegangen wird, als in eigentümergeführten Gesellschaften (Quelle: Controlling familien- und managementgeführter KMU im Vergleich).

Abschaffung von Wissensmonopolen

Transparenz ist das Gegenteil von Wissensmonopolen. Eine moderne Führung erfordert Vertrauen und Offenheit. Selbstverständlich muss nicht jeder alles wissen. Dennoch haben sich die Zeiten geändert. Mitarbeiter*innen möchten heute nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz haben. Gesucht wird die Identifikation mit einem Unternehmen. Dies bedeutet Teil eines Unternehmens und somit auch Teil einer (positiven) Unternehmensentwicklung zu sein.

Bei all den Risiken, der Zeit und dem Einsatz, die eine Unternehmerfamilie – oft generationenübergreifend – auf sich nimmt, ist es doch mehr als legitim, dass mittels rentabel eingesetztem Kapital Liquiditätsüberschüsse erwirtschaftet werden. Jeder Kapitalanleger erwartet Gleiches.

Unzureichende Planungs- und Berichtsstrukturen

Zahlreiche Familienunternehmen – oftmals Nischenweltmarktführer – verfügen häufig über gering ausgeprägte Controlling-Funktionalitäten und nur rudimentäre Planungs- und Berichtsstrukturen. Nicht selten treffen wir auf Unternehmen, in denen weder Planung, noch Berichterstattung vorhanden sind.

Vorteile durch Controlling

Funktionierende Controlling-Strukturen sorgen im Unternehmen für:

• Qualitätssicherung
• Das Aufzeigen und Ergreifen von Gegenmaßnahmen bei Plan-Abweichungen
• Die Koordination und Bündelung von Wissen im Unternehmen
• Die Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen
• Die Sicherstellung bzw. Unterstützung einer offenen und kritischen Informationskultur
• Das kritische Hinterfragen von Ideen und Vorschlägen

Controlling hat nichts mit Kontrolle zu tun!

Wir hören immer wieder: „Controlling – brauchen wir nicht, wir sind doch kein Konzern“ oder „Ich bin das kaufmännische Gewissen des Unternehmens – es ist keine weitere Kontrolle erforderlich“.

Controlling steht mitnichten für Kontrolle, sondern für:

• Planung und Steuerung der Unternehmensprozesse
• Sicherstellung/Unterstützung von Management-Prozessen der Zielfindung
• Transparente Informationsbereitstellung zur Erreichung unternehmerischer Ziele

Controlling – Partner der Unternehmensleitung

Konkret ist das Controlling Partner der Unternehmensleitung, welches von Anfang an in die Planung involviert ist und auf dieser Basis die Zahlen hinter den Unternehmenszielen greifbar macht, prüft, analysiert, laufend im Sinne der Zielerreichung berät und bei Bedarf korrigierend eingreift.

Zu den Aufgaben des Controlling gehören auch (Quelle: Internationaler Controller Verein):

• Planung und Steuerung von Unternehmensprozessen
• Unterstützung bei der Umsetzung von Entscheidungen
• Beratung der Unternehmensführung
• Unterstützung bei der Strategie-Entwicklung
• Information des Managements über den Zielerreichungsgrad
• Erstellung von Soll-Ist-Vergleichen
• Optimierung von Prozessen
• Identifikation von Einspar- und Synergiepotenzialen

Entsprechend abwechslungsreich und verantwortungsvoll ist das Aufgabenspektrum des Controllings. In der Abgrenzung zu den Management-Aufgaben stellt das Controlling die erforderliche Transparenz sicher, damit die Unternehmensleitung hierauf basierend Entscheidungen treffen kann.

Unternehmerische Sicherheit

Im Sinne der Erreichung gesteckter Ziele kommt der Erarbeitung und Fixierung kurz- und mittelfristiger Ergebniserwartungen in Form einer integrierten Unternehmensplanung besondere Bedeutung zu. Des Weiteren ist die Risikoüberwachung eine der wesentlichen Hauptaufgaben der Unternehmensleitung. Maßgeblich hierfür ist die Abweichung zu gesteckten Zielen bzw. die Über-/Unterschreitung relevanter Kennzahlen. Der bloße Blick auf den Kontostand reicht definitiv nicht aus.

Zielerreichung und Transparenz durch monatliches Berichtswesen

Eine integrierte Unternehmensplanung, die monatliche Erhebung und Analyse von (wenigen) relevanten Kennzahlen und Plan-Ist-Abweichungen sowie die regelmäßige unterjährige Erarbeitung von Forecasts durch das Controlling schaffen die erforderliche Transparenz und tragen wesentlich dazu bei, dass Ziele erreicht bzw. auf Abweichungen frühzeitig reagiert werden kann.

Ihre Produkte, Sortimente, Kunden, Absatz-Regionen, Vertriebskanäle etc. lassen sich mit für Sie und Ihr Unternehmen richtigen Controlling-Strukturen erheblich besser analysieren. Hierdurch erhalten Sie Klarheit bzgl. rentableren und eben auch weniger rentablen Kunden oder Produktgruppen. Sie können auf Basis neu gewonnener Daten und Kennzahlen richtungsweisende Entscheidungen zur Verwirklichung Ihrer Strategien und Ziele treffen.

In Krisenzeiten und für den Erhalt oft „überlebenswichtiger“ Kredite können Unternehmen mit entsprechendem Controlling-Know How gewährenden Banken kurzfristig erforderliche Unterlagen in gewünschter Granularität zur Verfügung stellen.

Anforderungen an Controlling-Mitarbeiter*innen

Das vielfältige Aufgabenspektrum des Controllings führt zu dezidierten Anforderungen an ent-sprechende Mitarbeiter*innen. Hierzu gehören im Wesentlichen (Quelle: Becker, Wolfgang (2012): Anforderungen an den Controller):

• Ein Höchstmaß an Sicherheit im Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint
• Die Beherrschung der Kosten-, Erlös- und Ergebnisrechnung
• Sicherheit bzgl. relevanter Themen der Finanz- und Investitionsrechnung
• Kenntnisse in der Bilanzierung und Bewertung nach HGB- Fähigkeit des analytischen Denkens
• Kommunikationsfähigkeiten
• Die Fähigkeit, „unangenehme“ Wahrheiten zu äußern

Eine gute Wissensvermittlung erfolgt über ein betriebswirtschaftliches Studium – idealer Weise mit Schwerpunkt Controlling. Für Quereinsteiger bieten sich diverse Weiterbildungen, z.B. über die Industrie- und Handelskammern, Haufe-Akademie, Controllerakademie etc. an.

Fazit

Eine wesentliche Aufgabe der Unternehmensleitung ist die Risikoüberwachung und Liquiditätssicherung. Hierzu bedarf es einer ständigen Abweichungs-Kontrolle zu geplanten Zielen. Das Controlling stellt hierzu die erforderliche Transparenz sicher. Auf transparenter und verlässlicher Datenbasis können durch das Management verantwortungsvolle Entscheidungen getroffen werden. So ist das Controlling – eine vertrauensvolle und offene Zusammenarbeit vorausgesetzt – ein kritisch-objektivierender Partner für die Unternehmensleitung.